Senior Administrative Assistant (m/w/d)

ZWECK & GESAMTRELEVANZ FÜR DIE ORGANISATION: 

Persönliche Unterstützung in Bezug auf Organisation und Kontrolle für den Senior Director DC Operations des Campus North Rieste. Planung und Organisation von Events, Aktionen und Veranstaltungen für die Mitarbeiterbeitenden im Rahmen der Mitarbeitermotivation und Gesundheitsförderung. 

VERANTWORTLICHKEITEN: 

• Unterstützung des europäischen Leadership-Teams bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, internen Kommunikationsmaßnahmen sowie standortübergreifenden Formaten.
• Nachverfolgung von Maßnahmenplänen, Projekten und strategischen Initiativen inklusive Termin- und Fortschrittskontrolle.
• Erstellung und grafische Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Analysen und Kommunikationsmaterialien für unterschiedliche Zielgruppen.

• Verwaltung und proaktive Pflege von konstruktiven Beziehungen mit internen Teams, externen Unternehmen und Behörden sowie internationalen Partnern
• Planung, Durchführung und Koordination nach Anforderung von betriebsinternen Events & Veranstaltungen zur Stärkung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, darunter z.B. Sommerfeste, Gesundheitstage, Jubilarfeiern und Gestaltung der Innenräume, inklusive der Lieferantenauswahl unter Berücksichtigung und Verhandlung von Kosten- und Leistungsfaktoren
• Durchführung und Sicherstellung von integrativen Maßnahmen, wie Organisation von Übersetzungen in Gebärdensprache für gehörlose Mitarbeitende und Erstellung von Übersetzungen zur Integration ausländischer Mitarbeiter in enger Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Behörden
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Workshops und Internen/Externen Meetings im internationelen Umfeld
• Verantwortung für die Gestaltung und Aktualisierung von betriebsinternen Informationsplattformen wie Sharepoints, Memos, Monitore, Aushänge, Flyer etc.
• Organisation von regelmäßigen Schulungen/Ausbildungen für Ersthelfer, Betriebssanitäter, Brandschutzhelfer und Sicherheitsbeauftragte inklusive  Koordination der externen Anbieter

HAUPTKONTAKTE:

• Standortleitung
• Human Resources
• DC Service & Planning EU
• Workplaces
• Health & Safety
• Purchasing

KENNTNISSE, FERTIGKEITEN UND FÄHIGKEITEN: 

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kommunikationsfähigkeiten
• Ein hohes Maß an Serviceorientierung beim Umgang mit internen und externen Interessengruppen und Kunden
• Gute organisatorische Fähigkeiten und Eigenverantwortung
• Grundlegende SAP Kenntnisse
• Fortgeschrittene PC Software Kenntnisse
• Grundlegende Kenntnisse Neuer Medien & Anwendungen

BENÖTIGTE AUSBILDUNG UND ERFAHRUNG / MINDESTANFORDERUNG:  

• 2-3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion
• Kaufmännische Berufsausbildung erforderlich
• Sicherer Umgang mit Systemen und Verfahren im eigenen Bereich

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