Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. In den nächsten Jahren wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.
Für Geschäftsbereich Facility Management (FAM) / Abteilung Campusentwicklung (CAM) und Bauprojektmanagement (BAU) suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Teamassistenz (d/m/w)
Kennziffer: 26.88-102010
zur Unterstützung und Optimierung der Arbeitsabläufe in den Abteilungen.
Aufgaben
- Sie unterstützen die Abteilungen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben
- Sie digitalisieren die Prozesse, optimieren und gestalten die Schnittstellen zu den anderen Fachabteilungen der GSI
- Sie erstellen und pflegen Listen, Formulare und Vorlagen und werten diese zielorientiert aus.
- Sie dokumentieren Prozesse und Aufgaben und stellen Sie als Standard auf der internen "Wissensplattform" allen Nutzern zur Verfügung
- Sie organisieren und betreuen kleine bis mittlere Veranstaltungen, Workshops und Seminaren der Abteilungen und sichern damit deren Durchführung
- Sie organisieren und managen Dienstreisen und unterstützen bei der Abrechnung
- Sie übernehmen eigenverantwortlich die klassische Sekretariatsaufgaben (Terminplanung, Materialbeschaffung und -Verwaltung, Controlling von Sachmittel)
- Sie unterstützen bei der Schlüsselausgabe
Profil
- Ausbildung zum*r Bürokaufmann*frau oder vergleichbare Ausbildung oder Quereinsteiger*in aus dem Bereich Planung, Bau- und Betrieb von Immobilien
- Berufserfahrung als Assistenz und/oder Teamassistenz
- Berufserfahrung im Umfeld der Planung, Bau- und Betriebs von Immobilien von Vorteil
- Sie haben sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein serviceorientiertes und wertschätzendes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner*innen
- Hohes Maß an Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit, sowie die Fähigkeit analytisch und vernetzt zu denken
- Fähigkeit komplexe Vorgänge zu strukturieren und in geeigneter Form darzustellen und zu verschriftlichen
- Vertiefte Kenntnisse in Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie die Fähigkeit zur selbständigen Einarbeitung in weitere Softwarelösungen
- Sehr gute Deutsch und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten
Ihnen eine vielseitige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit an einem überdurchschnittlich gut ausgestatteten Arbeitsplatz mit interessanten und vielfältigen Aufgaben. Teamarbeit und der Wille zur Weiterbildung sind für uns unerlässlich. GSI bietet weiterhin verschiedene Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, mobiles Arbeiten, Angebote im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements, betriebliche Sozialberatungsangebote, persönliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote, Job-Ticket, Leistungen zur Rentenzusatzversorgung, zusätzliche Betriebliche Freizeit, sowie einen Betriebssportverein „Schnelle Ionen“.
Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem bei GSI geltenden Tarifvertrag TVöD (Bund).
GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn Frauen sich durch diese Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.
Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.
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