Projektassistenz (m/w/d)

Bei der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) arbeiten rund 1.800 Menschen daran, das Land Schleswig-Holstein voranzubringen – durch nachhaltiges Bauen, intelligentes Beschaffen und zukunfts­fähiges Bewirtschaften öffentlicher Gebäude.

Unser Anspruch: Prozesse und Lösungen kontinuier­lich zu verbessern – fachlich fundiert, lösungs­orientiert und mit Offenheit für neue Wege.

Bereit, etwas zu bewegen? Dann werden Sie Teil unseres Teams.

Aufgaben

• Sie übernehmen die Auftragsverwaltung und -koordination von Baumaß­nahmen, indem Sie
  • die Bauaufträge in Bau.SAP anlegen, pflegen und über­wachen
  • sich eng mit der Bauleitung und dem Controlling abstimmen
  • die telefonische und schriftliche Nachfrage mit internen und externen Bau­beteiligten übernehmen
• Sie verantworten das Dokumentenmanagement und die Pflege digitaler Projekt­akten und erstellen die Projektbeteiligtenlisten in Excel
• Sie unterstützen die Bauleitung bei den Vergabe­verfahren, indem Sie
  • die Ausschreibungsunterlagen auf formelle Vollständigkeit prüfen
  • die Unterlagen in Bau.SAP anlegen und die Abstimmung mit der Submissions­stelle übernehmen
  • die Bindefristen überwachen, die Angebotsprüfung weiter­leiten und die technische Wertung in Bau.SAP übernehmen
• Sie nehmen sich der Rechnungsbearbeitung an, indem Sie
  • diese einleiten und die Ablage der Rechnungen vornehmen
  • die Rechnungen in Bau.SAP bearbeiten und die Fristen über­wachen
• Sie übernehmen administrative Aufgaben, wie
  • die Organisation von Besprechungen, einschließlich Raum­buchung, Catering und Terminkoordination
  • die Protokollführung in Abstimmung mit der Besprechungs­leitung

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, Verwaltungs­ausbildung oder vergleichbare Berufs­ausbildung mit Erfahrung im o. g. Aufgaben­spektrum
• Sie besitzen bereits Berufserfahrung als Assistenzkraft (m/w/d) und haben Interesse, sich mit dem Vergabe- und Haushalts­recht sowie mit Systemen wie SAP auseinander­zusetzen
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Sie sind offen und pflegen Ihren Kollegen (m/w/d) gegenüber einen team­orientierten und respektvollen Umgang
• Führerschein der Klasse B sowie die Bereitschaft zur Wahrnehmung von Dienst­reisen
• Erfolgreiches Bestehen der Sicherheits­überprüfung nach § 15 Abs. 2 VSA SH innerhalb der Probezeit

Wir bieten

• Flexibles Arbeiten – Sie arbeiten in Vollzeit mit 38,7 Wochen­stunden oder in unterschied­lichsten Teilzeitmodellen; dabei können Sie flexibel zwischen 6 Uhr und 21 Uhr arbeiten
• Fort- und Weiterbildung – Sie erhalten viel­fältige Fort- und Weiter­bildungsmöglich­keiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Gesundheit – Sie profitieren von zahlreichen Gesundheits­angeboten sowie einer betrieblichen Altersvorsorge; zudem sind wir Vertrags­partner von Hansefit
• Gleitzeit – Sie gestalten Ihre Arbeitsz­eit flexibel in Abstimmung mit den jeweiligen Bereichen und können so Beruf und Privat­leben gut miteinander vereinbaren
• Mobiles Arbeiten – für eine gute Work-Life-Balance können Sie flexibel zwischen Zuhause, Büro und Ihrem Lieblings­ort wechseln
• Tarifvertrag mit Sonderzahlung – Sie erhalten eine tarif­liche Vergütung nach TV-L inklusive jähr­licher Sonderzahlung und regelmäßiger Tarif­erhöhungen
• Urlaub – Sie haben 30 Tage Urlaub sowie an Heilig­abend und Silvester frei. Über­stunden gleichen Sie mit Freizeit aus
• Voll- und Teilzeitoptionen – die Position kann grundsätzlich in Vollzeit mit 38,7 Wochenstunden oder in unterschied­lichen Teilzeitmodellen besetzt werden; die konkrete Aus­gestaltung der Arbeits­zeiten erfolgt flexibel und in gemeinsamer Abstimmung

Berufliche Gleichstellung zwischen Frauen und Männern ist uns wichtig. Bewerbungen schwer­behinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

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