Assistenz Grundsatz und Recht (m/w/d)

Beschäftigungsort: Hamburg
Bewerbungsschluss: 18.02.2025

Vergütungsgruppe: 7 BG-AT

Im Fachbereich Recht/übergreifende Verfahren der Unternehmerbetreuung erwarten Dich abwechslungsreiche Aufgaben und ein engagiertes Team. Hier unterstützt Du administrativ vor allem bei Themen rund um Medien, Bildung und Recht – und trägst mit deinem Einsatz dazu bei, die Gesellschaft gesünder zu machen.

Deine Aufgaben:

• Aufgaben der Büroorganisation wahrnehmen
• Informationen im Informations- und Wissensportal der BGW sowie in Kommunikations- und Informationsplattformen koordinieren und Qualität sichern
• Administrative Vorgänge im Zusammenhang mit der Betreuung von Nachwuchskräften und bei Widerspruchs- und Klageverfahren bearbeiten
• Interne und externe Termine verwalten, Terminkalender führen und bei Terminabweichungen erforderliche Maßnahmen einleiten
• Anliegen entgegennehmen und Auskünfte erteilen
• Gäste betreuen
• Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vor- und nachbereiten sowie betreuen
• Bürowirtschaftliche Abläufe bearbeiten, insbesondere E-Mail-Postfächer und Berechtigungen verwalten, Dokumente unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und interner Vorgaben nach sachlichen und inhaltlichen Vorgaben verwalten, Büromaterial beschaffen, Inventar und Literatur verwalten
• Administrative Personalangelegenheiten bearbeiten
• Dienstreisen organisieren
• Präsentationen vorgaben- und adressatengerecht entwerfen und gestalten
• Beschäftigte des Fachbereichs bei der Antragstellung von technischer Ausstattung und Büroausstattungen unterstützen sowie Anträge unterschriftsreif vorbereiten
• Die formkorrekte Ablage von Dateien in der Ordnerstruktur des Fachbereichs sicherstellen
• Elektronische Rechnungen bearbeiten und Haushaltsansätze überwachen
• Unterlagen/Dateien des Fachbereichs Recht / übergreifende Verfahren entsprechend den geltenden Löschfristen gemäß gültigem Löschkonzept anonymisieren oder löschen/vernichten
• Administrative Vorgänge für den Fachbereich Recht / übergreifende Verfahren bearbeiten 

Dein Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder kaufmännischen Beruf
• Ausgeprägte Anwendungskenntnisse MS Word, MS Outlook und MS PowerPoint
• Anwendungskenntnisse MS Excel
• Anwendungskenntnisse Certified Confluence User
• Du setzt Ressourcen gesundheitsfördernd und effizient ein.
• Du triffst überlegt ergebnisorientierte Entscheidungen und stehst dazu.
• Du arbeitest wertschätzend und vertrauensvoll mit anderen gemeinsam am Erfolg.
• Du überzeugst durch offene, wirkungsvolle und zeitgemäße Kommunikation.
• Du stellst den Kunden/die Kundin in den Mittelpunkt deines beruflichen Handelns.
• Du leistest durch dein zielgerichtetes Handeln einen nachhaltigen Beitrag zum Arbeits- und Gesundheitsschutz.
• Du bist in der Lage, Sachverhalte zu durchdringen.
• Du bist motiviert, die Aufgabe als Assistenz Grundsatz und Recht erfolgreich auszuüben.
• Du bist bereit, dich weiterzubilden.
• Du bist bereit, Dienstreisen durchzuführen. Diese werden frühzeitig bekanntgegeben bzw. sind planbar.

Sonst noch wichtig

• Die BGW fördert Vielfalt.
• Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
• Die Stelle kann sowohl in Voll- als auch in Teilzeit ausgeübt werden (Grundlage für eine Vollzeitbeschäftigung sind 39 Std.)
• Entgeltgruppe 7 BG-AT, abhängig von der individuellen berücksichtigungsfähigen Berufserfahrung zwischen 42.575,00 € (Stufe 1) und 52.890,50 € (Stufe 7) p. a.
• Dir wurde die Stelle von einem oder einer Mitarbeitenden der BGW empfohlen? Dann schicke diese Empfehlungskarte bitte ausgefüllt innerhalb der Ausschreibungsfrist an das Postfach bringafriend@bgw-online.de.

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Kontakt für Vorabinformationen

Marc Niemann

BGW, Abteilung Unternehmerbetreuung

Telefon: +49 40 20207-1157

Oder bewerben Sie sich per E-Mail an bew44-2026@bgw-online.de oder per Post:

Adresse für Bewerbungen per Post

BGW

Pappelallee 33/35/37

22089 Hamburg

Abteilung Personal, Bereich Personalservice