Professional Office Manager (w/m/d)

Bundesagentur für Arbeit

Wir entwickeln soziale Zukunft! Als operativer IT-Dienstleister der Bundesagentur für Arbeit (BA) betreibt das IT-Systemhaus am Hauptstandort Nürnberg/Fürth sowie an verschiedenen Standorten deutschlandweit mit über 100 eigenen IT-Anwendungen, 180.000 vernetzten PC-Arbeitsplätzen und der dazugehörigen Infrastruktur eine der größten IT-Landschaften Deutschlands und entwickelt diese ständig weiter. Sie werden im IT-Systemhaus tariflich als Fachkraft für betriebswirtschaftliche Aufgaben eingestellt.

Mögliche Arbeitsorte für diese Ausschreibung sind: Nürnberg/Fürth, Berlin, Chemnitz, Düsseldorf, Hannover, Krefeld, Lübeck, Mainz. Bitte geben Sie im Rahmen einer Bewerbung Ihren bevorzugten Arbeitsort (ggf. auch mehrere) an.

Ihr Einsatz erfolgt als Professional Office Manager im Bereich Plattformservices. Der Bereich Plattformservices (K7) umfasst 6 Einheiten und ist zuständig für die Bereitstellung, den Betrieb und die Weiterentwicklung der Plattformprodukte im Umfeld von Datenbanken, Middleware, Jobmanagement, Delivery und SPU, Monitoring sowie Cloud und Automatisierung.

Ihre Aufgaben sind vielseitig. Sie sorgen für den reibungslosen und effizienten Ablauf der internen, administrativen Prozesse. Sie sind für Aufgaben wie Terminplanung, die Einladungen für die Besprechungen sowie die Koordination von internen Abläufen verantwortlich.

Für die Meetings, die Sie vorbereiten, erstellen Sie überzeugende Präsentationen und halten deren Ergebnisse nach. Sie arbeiten eng mit der Bereichsleitung und den zugehörigen Führungskräften für personelle und fachlich bzw. technische Angelegenheiten zusammen. In Ihrer Tätigkeit gehört die Kommunikation mit unterschiedlichen Supporteinheiten und mit dem Büro der Geschäftsführung zum täglichen Aufgabenspektrum.

Flexibilität ist uns im IT-Systemhaus ebenso wichtig wie der persönliche Austausch mit dem Team:

Daher bieten wir Ihnen die Möglichkeit, bis zu 80 Prozent im Home-Office zu arbeiten.

Professional Office Manager (w/m/d)

Aufgaben und Tätigkeiten

• Operative Durchführung von internen administrativen Prozessen (z. B. Beschaffungen, Ressourcenmanagement)
• Koordination von internen administrativen Abläufen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Audits
• Planung und Organisation von Terminen
• Erstellung, Bearbeitung, Verteilung sowie Archivierung von Dokumenten
• Pflege von administrativen IT-Systemen (z. B. EPM, ERP, FINMAN, E-AKTE, Identity Management)
• Wahrnehmung von Sonderaufgaben für die Bereichsleitung

Voraussetzungen

• Hochschulabschluss oder vergleichbare Qualifikation
• oder vergleichbares Profil

Sie überzeugen weiterhin durch

• Fundierte Kenntnisse im Finanz- und Ressourcenmanagement
• Fundierte Kenntnisse im Dokumentenmanagement
• Fundierte Kenntnisse im Büromanagement
• Grundkenntnisse in Auditierungsverfahren
• Sicheren Umgang mit den Officeprodukten sowie modernen Kommunikationsmedien wie Skype und MS-Teams
• Gute Kommunikationskenntnisse

Wir bieten

• Ein interessantes technisches Arbeitsumfeld
• Eine strukturierte Einarbeitung unter kompetenter Begleitung von erfahrenen Kolleginnen und Kollegen
• Eine attraktive Bezahlung nach dem Tarifvertrag der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/ba-tarifvertrag)
• Je nach Vorerfahrung ggf. ein höheres Einstiegsgehalt
• Die Zahlung weiterer Gehaltskomponenten (z. B. Jahressonderzahlung, ggf. zusätzliche monatliche Zulagen)
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Eine Personalpolitik, die die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördert und ihre Beschäftigten z. B. mit Hilfe des Betrieblichen Gesundheitsmanagements unterstützt
• Eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge, die Möglichkeit der Entgeltumwandlung und vermögenswirksame Leistungen
• Viele Möglichkeiten und Angebote, Ihre Fähigkeiten sinnvoll einzusetzen und weiter zu entwickeln, z. B. verschiedene Personalentwicklungsprogramme, individuelles Coaching und bis zu 20 Tage interne und externe Qualifizierungen pro Jahr
• Für Menschen mit Behinderungen die Gestaltung einer barrierefreien Arbeitsumgebung, damit sie ihre Kompetenzen optimal nutzen können

Bewerbungen von Frauen begrüßen wir besonders. Wir freuen uns besonders über die Bewerbung von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen. Wir glauben fest daran, dass jeder Mensch wertvoll ist und seine Fähigkeiten und Talente einbringen kann.

Mit unserer Inklusionsvereinbarung setzen wir uns als Arbeitgeber Bundesagentur für Arbeit aktiv für Inklusion und Diversität ein: Bei uns ist jede/-r 10. Beschäftigte ein Mensch mit Schwerbehinderung oder diesen gleichgestellt!

Dadurch verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen, z. B.

• bei der Gestaltung des Arbeitsumfeldes: unsere technischen Berater/-innen prüfen die individuell notwendige Arbeitsplatzausstattung und unterstützen Sie bei der behinderungsspezifischen Ausstattung Ihres künftigen Arbeitsplatzes.
• im achtsamen Umgang miteinander durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Schwerbehindertenvertretungen.

Wir bieten Ihnen nicht nur eine Stelle, sondern auch die Möglichkeit, Ihre Karriere bei uns zu entwickeln und sich weiterzubilden. Unsere Dienstgebäude sind gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder auch dem privaten PKW zu erreichen.

Wir bieten vielfältige gesundheitsfördernde Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements an. Sehr gerne steht Ihnen bei Fragen vor und auch während des gesamten Bewerbungsprozesses unsere Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen, Herr Detlef Jelitsch unter Telefon +49 911 1795580 zur Verfügung.

Die Vergütung erfolgt nach Tätigkeitsebene IV TV-BA.

Eventuell notwendige Vorstellungsgespräche finden ggf. via Skype for Business statt.

Bewerbungsangebote von Unternehmen bzw. diesbezügliche Angebote für externe Dienstleistungen können im Rahmen der Stellenausschreibung leider nicht berücksichtigt werden.

Als Teil des öffentlichen Dienstes sind wir verpflichtet die Vergabeordnung einzuhalten und verweisen Sie zu Ausschreibungen auf die Vergabeplattform des Bundes.

Ansprechpartner/-in für Rückfragen:

Frau Katja Fischer, +49 911 1794608

Ansprechpartner/-in für fachliche Rückfragen:

Herr Martin Oesterreich, +49 911 1795957

Weitere Informationen finden Sie unter www.ba-it-systemhaus.de/karriere

Bitte bewerben Sie sich online mit Ihren aussagekräftigen/vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Abschlusszeugnisse, Arbeitszeugnisse, Zertifikate, etc.) und der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen. Bitte fügen Sie ggf. Ihren Schwerbehindertenausweis bzw. Gleichstellungsbescheid bei.

Wenn Sie über internationale Abschlüsse verfügen, bitten wir Sie, diese anerkennen zu lassen. Bitte fügen Sie die anerkannten Dokumente Ihrer Bewerbung bei, um den Bewerbungsprozess zu erleichtern.

Bitte nutzen Sie das Bewerberportal der Bundesagentur für Arbeit unter www.arbeitsagentur.de/ba-bewerbungsportal und geben Sie in der Stichwortsuche den Referenzcode der Stellenausschreibung ein.

Mit Ihrer Registrierung haben Sie die Möglichkeit, ein Bewerberprofil zu erstellen und Ihre Bewerbungsunterlagen hochzuladen. Bei technischen Problemen unterstützt Sie unsere gebührenfreie Hotline: 0800 4555501.

Wichtig: Bitte fügen Sie Ihre gesamten Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei (maximal 10 MB) zusammen.

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Ansprechpartner/-in bei Rückfragen:

Frau Katja Fischer
Telefon: +49 911 1797500 
E-Mail: IT-Systemhaus.Karriere@arbeitsagentur.de