Assistenz (m/w/d) im Sekretariatsbereich

Die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) sucht für das Vorzimmer der Abteilung Infrastrukturelles Gebäudemanagement zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz (m/w/d) im Sekretariatsbereich

Job-ID: J000000580
Startdatum: nächstmöglicher Zeitpunkt
Einsatzort: Düsseldorf
Art der Anstellung: Vollzeit
Tätigkeitsbereich: Infrastrukturmanagement
Entgeltgruppe: EGr. 6 TV-L

Das Dezernat Gebäudemanagement ist verantwortlich für die optimale Bereitstellung der betrieblichen Infrastruktur innerhalb der Heinrich-Heine-Universität. Es bewirtschaftet eine Nutzfläche von 150.000 qm in 60 Gebäuden auf dem Campus.

Aufgaben

• Unterstützung der Abteilungsleitung bei Organisationsaufgaben, insbesondere bei der Koordination und Vorbereitung von Terminen, Besprechungen, Vorstellungsgesprächen und sonstigen Veranstaltungen
• allgemeine Verwaltungsaufgaben, inkl. Post- und Telefondienste und die selbstständige Büroorganisation
• allgemeine Korrespondenz und Unterstützung bei der Erstellung von Vermerken, Berichten und Statistiken, inklusive Dokumentenablage und Internetrecherchen
• Koordinieren von Dienstreisen und deren Abrechnung
• Pflege von Internetseiten

Profil

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau oder Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation
• von Vorteil ist nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der Assistenz oder im Sekretariat einer Leitungsfunktion
• nachgewiesene Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen, inklusive der gesamten Vor- und Nachbereitung und der Terminkoordination
• exzellente Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sowie dienstleistungsorientiertes Handeln
• eine eigenverantwortliche, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• absolute Diskretion und Loyalität
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den Produkten von MS-Office (insb. Word, Excel, Outlook)
• sicherer Umgang mit dem Internet ist unerlässlich, erste Erfahrungen im Umgang mit CMS-Systemen (Typo 3 oder ZOPE) sind von Vorteil

Wir bieten

• eine befristete Einstellung bis 16.07.2027 aufgrund von Elternzeit als Tarifbeschäftigte*r in EG 6 TV-L
• eine Besetzung der Stelle zwischen 50-100%
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z.B. Ferienfreizeitangebote für Kinder)
• alle Vorteile der (Sozial-)Leistungen des öffentlichen Dienstes: z.B. eine jährliche Sonderzahlung, vergünstigte Versicherungstarife und eine Urlaubsregelung über dem Mindesturlaub
• attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine interessante, vielseitige und durch Ihr persönliches Engagement zu gestaltende Aufgabe in Düsseldorf
• ein flexibles Arbeitszeitmodell und familienfreundliche Rahmenbedingungen, Teilzeit-/Homeoffice-Option
• betriebliche Altersvorsorge
• tarifgebundene Bezahlung
• Jahressonderzahlung
• Zahlung vermögenswirksamer Leistungen
• gute Verkehrsanbindung
• kostenfreie Parkplätze

Die Heinrich-Heine-Universität vertritt das Prinzip der „Exzellenz durch Vielfalt“. Sie hat die „Charta der Vielfalt“ unterzeichnet und erfolgreich am Audit „Vielfalt gestalten“ des Stifterverbandes teilgenommen. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert und hat den HR Excellence in Research Award der Europäischen Union erhalten.

Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Die Bewerbung schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen ist ebenso erwünscht. Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.

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