Mitarbeiter*in für Empfang von Klient*innen und Administration - step2job

30 Wochenstunden, ab Juni 2023, Karenzvertretung vsl. bis 31.08.2024

Wir suchen für das Projekt step2job ab Juni 2023 eine*n Mitarbeiter*in für Empfang von Klient*innen und Administration, befristet bis 31.08.2024.
Arbeitslosigkeit ist kein Einzelschicksal. Im Mittelpunkt unserer Arbeit stehen Menschen – unabhängig von Herkunft, Religion und Weltanschauung – mit ihren individuellen Fähigkeiten und Bedürfnissen. Achtsamkeit, Wertschätzung und Respekt sind die Grundpfeiler unserer Arbeit. Ziel der Beratungs- und Betreuungseinrichtung step2job der Caritas Wien ist die Begleitung von arbeitssuchenden Menschen beim Einstieg in die Berufstätigkeit.

Ihr Aufgabenbereich:

• Erste Ansprechperson und Erstinformationen für Klient*innen
• Klient*innen-Empfang und Telefondienst
• Erfassung, Verwaltung und Administration von Klient*innen-Daten
• Allgemeine Büroorganisation, Kommunikation und Schriftverkehr mit Stabstellen der Caritas Wien, Fördergeber- und Partnerorganisationen, Terminkoordination
• Protokollführung bei Besprechungen, Erstellen von Teilnahmelisten
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Informationsveranstaltungen
• Kaufmännische Agenden: Rechnungslegung und -kontrolle, Kassabuchführung
• Unterstützung der Projektleitung: Erstellen von Statistiken und Auswertungen, Datenerfassung (Arbeit mit Datenbanken), Vorbereitung und Mitarbeit bei Berichtswesen, Verwaltung von Personal-Agenden, Organisationsentwicklung, Informations- und Wissensmanagement
• Enge Zusammenarbeit, Kommunikation und Koordination mit dem gesamten Team

Sie bringen mit:

• Konkrete Berufserfahrung in der Büroorganisation
• kaufm. und/oder wirtschaftliche Ausbildung (z.B. Lehre, HAK, HASCH, HBLA, BWL, …)
• Ausgezeichnetes mündliches und schriftliches Deutschniveau für Telefonate, Besprechungen, Schriftverkehr und Protokollführung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (Outlook, Word, …) insbesondere sehr gute Excel-Kenntnisse
• Erfahrung in der Arbeit mit Datenbanken, Online-Services, …
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, hohes Maß an Zuverlässigkeit sowie eine sehr genaue, strukturierte und verantwortungsvolle Arbeitsweise
• Interkulturelle Kompetenz und Wertschätzung in der Kommunikation mit Klient*innen, sowie Affinität zum sozialem Auftrag des Projekts
• Sehr gute Umgangsformen, professionelles, freundliches und gepflegtes Auftreten sowie ausgeprägte Serviceorientierung und Teamfähigkeit 
• Interesse und Lernbereitschaft, hohe Flexibilität und grundsätzliche Bereitschaft sich in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten

Die Caritas bietet:

• Ein interessantes und vielseitiges Aufgabenfeld in einem multiprofessionellen Team in dem Sie selbstständig und eigenverantwortlich arbeiten können
• Supervisionen und Möglichkeiten zur Weiterbildung
• Gehalt inkl. Zulagen je nach Berufserfahrung für 30 Wochenstunden € 2.024,12 bis € 2.298,90 brutto

Bewerbungsfrist: 31.05.2023

Werden Sie Teil der Caritas und ihrer Vielfalt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind ausdrücklich erwünscht! Bitte klicken Sie auf „Jetzt bewerben!“ und übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!