Office ManagerIn
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An der Universität Graz arbeiten ForscherInnen und Studierende in einem breiten fachlichen Spektrum an Lösungen für die Welt von morgen. Unsere WissenschafterInnen entwickeln Strategien, um den aktuellen Herausforderungen der Gesellschaft zu begegnen. Die Universität Graz bekennt sich zur Leistungsorientierung, fördert Karrierewege und bietet mehrfach ausgezeichnete Rahmenbedingungen für gesellschaftliche Diversität in einer zeitgemäßen Arbeitswelt – unter dem Motto: We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!
Das Institut für Theoretische und Angewandte Translationswissenschaft sucht eine/n
Office ManagerIn
(40 Stunden/Woche; befristete Ersatzkraft; zu besetzen ab 01. Juli 2019)
Ihr Aufgabengebiet
- Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten zur Unterstützung von Arbeitsbereichen, Professuren und der Institutsleitung
- Institutsleitungskorrespondenz mit der Universitätsverwaltung, mit Behörden, wissenschaftlichen Institutionen und Fachkolleg/innen im In- und Ausland in deutscher und englischer Sprache
- UGOonline Beauftragte
- Homepagegestaltung inkl. inhaltlicher und sprachlicher Aufbereitung von Informationen, Veranstaltungshinweisen etc.
- Einführung von neu angestellten Lehrkräften in UGO, insbesondere der zahlreichen Lehrbeauftragten (hohe Fluktuation)
- Termin- und Raumkoordinierung mit allen Lehrenden und Lehrbeauftragten (UGO) für 12 Fachcurricula (unterschiedliche Sprachen und Kulturen)
- Eigenverantwortliche Führung von Protokollen bei Dienst- und Arbeitsbesprechungen
- Sicherstellung einer systematisch geordneten und aktuellen Verwahrung aller Files und Ordner des gemeinsamen Institutslaufwerkes
Ihr Profil
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit UGO auf der Ebene der Lehr- und Prüfungsverwaltung
- Mehrjährige Erfahrung im administrativen Bereich mit hohem Kommunikationsbedarf
- EDV-Kenntnisse (Office-Paket, Datenbanken)
- Erfahrung in Öffentlichkeitsarbeit (äußeres Erscheinungsbild des Institutes)
- Kenntnisse der Strukturen der Universität Graz
- Bereitschaft zur fachlichen Weiterbildung
- Höfliches und sicheres Auftreten (Parteienverkehr)
- Medienkompetenz
- Teamfähigkeit
- Interkulturelle Kompetenz
- Eigeninitiative
Unser Angebot
Einstufung
Gehaltsschema des Universitäten-KV: IIb
Gehaltsschema des VBG (im Fall einer universitätsinternen Versetzung): v3/3
Mindestgehalt
Das kollektivvertragliche Mindestentgelt gemäß der angegebenen Einstufung beträgt € 1.939,60 brutto/Monat. Durch anrechenbare Vordienstzeiten und sonstige Bezugs- und Entlohnungsbestandteile kann sich dieses Mindestentgelt erhöhen. Darüber hinaus besteht in Abhängigkeit von Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung die Bereitschaft zur Überzahlung des kollektivvertraglichen Mindestentgelts.
Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit. Es erwarten Sie ein angenehmes Arbeitsklima, flexible Arbeitszeiten sowie zahlreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Nutzen Sie die Chance für den Einstieg in ein herausforderndes Arbeitsumfeld, geprägt von Teamgeist und Freude am Job.
Ende der Bewerbungsfrist: 12. Juni 2019
Kennzahl: AB/69/99 ex 2018/19
Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein.
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.
Bei Interesse senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen innerhalb der angegebenen Bewerbungsfrist unter Angabe der Kennzahl bitte per E-Mail an: